Tutoriel vidéo et explications rappel de rendez-vous
Découvrez pas à pas comment synchroniser notre module rappel de rendez-vous par SMS à votre agenda.
Vous souhaitez réduire votre taux d’absentéisme de manière efficace et vous avez opté pour la mise en place du rappel de rendez-vous par SMS ? Vous avez déjà fait le plus gros travail, celui de choisir LA solution qui va vous permettre de gagner du temps.
Maintenant, vous n’avez plus qu’à synchroniser votre agenda à notre plateforme SMSup, mais pas de panique, en même pas 10 minutes c’est fait. Un vrai jeu d’enfant, c’est facile et rapide. Suivez notre tuto et le tour est joué !
Commencez par visionner notre tuto en vidéo
Découvrez tous nos packs et choisissez celui qui vous correspond le mieux !
Maintenant, nous vous guidons pour mettre en place le rappel de rendez-vous par SMS !
1.)
Inscrivez-vous gratuitement et connectez-vous
- Commencez par vous inscrire en remplissant le formulaire sur notre page inscription.
Votre inscription est gratuite et sans engagement. Vous profitez de 10 SMS offerts lors de votre inscription, idéal pour commencer à tester notre plateforme ! - Vous avez rempli tous les champs ? Cliquez sur « Je m’inscris ».
Vous allez recevoir sur votre boîte mail un email de validation.
- Votre inscription est validée ?
Connectez-vous en cliquant sur l’onglet « Connexion » puis indiquez votre adresse mail et votre mot de passe. SMSup, c’est une plateforme 100% en ligne, accessible 24h/24 et 7j/7.
2.)
Synchronisez votre compte smsup avec votre calendrier et paramétrez vos messages
4. Cliquez sur l’onglet « SERVICES » puis sur rappel de rdv.
5. Une nouvelle fenêtre apparaît, c’est là où vous allez pouvoir synchroniser vos différents rappels de rendez-vous / agendas. Pour commencer à synchroniser vos agendas, cliquez sur « Créez un rappel de rendez-vous ».
6. Maintenant, vous pouvez nommer votre rappel de RDV. Par exemple, vous avez un cabinet médical avec plusieurs médecins ? Donnez le nom du médecin pour vous y retrouver entre les différents agendas « Dr DUPOND ». Puis cliquez sur « valider ».
7. À cette étape, vous devez sélectionner le calendrier que vous utilisez pour prendre vos rendez-vous. Vous avez le choix entre Google Agenda ou Microsoft Outlook. Vous utilisez un autre agenda ? Contactez notre équipe pour synchroniser notre module de rappel de rendez-vous par SMS à votre agenda.
- Pour continuer ce tuto, nous avons cliqué sur « Google Aganda », la procédure est la même si vous cliquez sur « Microsoft Outlook ».
- Une page Google va s’ouvrir, vous devez sélectionner votre compte Gmail pour synchroniser votre agenda à notre module de rappel de RDV.
- Maintenant, vous devez autoriser notre plateforme SMSup à accéder à votre compte Google. Cette opération est nécessaire et obligatoire car cela va nous permettre d’accéder à vos rendez-vous pour envoyer les rappels. Par la suite, vous allez être automatiquement redirigé vers notre plateforme.
- À noter : nous accédons uniquement à votre calendrier, nous ne consultons pas vos données personnelles.
- Sélectionnez votre calendrier. Le calendrier que vous avez autorisé dans l’étape précédente s’affichera.
- À ce stade, vous devez choisir dans quel champ vous allez renseigner le numéro de téléphone de vos clients. Ce champ sera à remplir directement sur votre agenda quand vous allez créer vos rendez-vous. Vous avez le choix entre le titre du rendez-vous, le lieu ou la description (vous pouvez noter plusieurs numéros par rendez-vous, il vous suffit de les séparer par un point-virgule).
Notez bien cette information, vous devrez à chaque fois, rentrer le numéro de vos clients dans ce champ manuellement (autrement, vos rappels ne s’enverront pas). - Sélectionnez quand votre rappel doit partir en minutes / heures / jours.
Vous pouvez également programmer des messages qui partirons automatiquement après vos rendez-vous (pour demander des avis par exemple).
13. Vous pouvez personnaliser l’expéditeur de vos rappels.
- Rédigez votre message. Vous avez deux possibilités :
– Soit vous rédigez votre message manuellement et utilisez les boutons « personnaliser » pour ajouter des champs. Par exemple :
– Le champ « date » : permettra d’afficher la date de votre rendez-vous dans votre message (elle se synchronisera avec la date de rendez-vous notée dans votre agenda)
– Le champ « titre » affichera le titre que vous avez donné à votre rendez-vous (dans notre exemple ci-dessous, il s’agit du nom du client)
– Soit vous utilisez les différents modèles créés préalablement par SMSup. Vous pouvez par la suite, modifier ces modèles comme vous le souhaitez. - Sélectionnez le format de la date que vos clients vont voir apparaître dans leur message. Vous avez un exemple qui s’affiche en dessous pour avoir une idée de l’aperçu.
- Tout est prêt, vous pouvez à présent valider les paramètres de vos rappels.
3.)
Ca y est, vous avez terminé le paramétrage de vos rappels de rendez-vous, maintenant vous n’avez plus qu’à vous rendre sur votre calendrier puis noter vos rendez-vous.
Vous prenez vos rendez-vous avec Google Agenda, voici la procédure à adopter :
- Le champ « ajouter un titre » correspond au champ personnalisé « titre » sur la plateforme (dans la description de votre message). Généralement, il s’agit dans ce cas là, du nom de votre client, par exemple, Madame DOME. Puis, vous sélectionnez l’heure de votre rendez-vous.
- Maintenant, vous devez rentrer le numéro de téléphone de votre client. Si vous avez sélectionné dans « l’étape 11 » que vous souhaitiez mettre le numéro de votre client dans le champ « lieu », vous devez rentrer le numéro dans ce champ sur Google Agenda. La même procédure s’applique pour les champs « Titre » et « Description ».
- C’est terminé, il vous suffit juste d’enregistrer votre rendez-vous. Vous n’avez plus rien à faire. Vos rendez-vous seront automatiquement envoyés selon les paramètres que vous avez prédéfinis auparavant.
Vous utilisez Microsoft Outlook, voici la procédure à suivre :
16. Le champ « titre » correspond au champ personnalisé « titre » sur la plateforme (au niveau de la rédaction de votre message). Dans la majorité des cas, il s’agit du nom de votre client.
17. Vous devez inscrire la date et l’heure de votre rendez-vous, celui-ci apparaîtra dans le corps de votre message. Par la suite, vous devez mettre le numéro de téléphone de votre client (selon le champ que vous avez sélectionné dans l’étape 11). Si vous avez choisi de noter votre numéro dans le champ « lieu », vous devez le mettre dans « emplacement ». La même procédure s’applique pour les champs « Titre » et « Description ».
18. Votre rappel est programmé, vous n’avez plus rien à faire, il vous suffit de cliquer sur « Enregistrer et fermer ».
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